نحوه پیاده سازی سیستم اندازه گیری پیشرفت (PMS)

نحوه پیاده سازی سیستم اندازه گیری پیشرفت (PMS)

افرادی که توی واحد برنامه ریزی و کنترل پروژه یا دفتر PMO شرکت های عمرانی و غیرعمرانی کار می کنن به طور قطع واژه PMS رو شنیدن که ابتدای هر پروژه ای باید این فایل رو ایجاد کنن تا با استفاده از اون بتونن مقدار دقیق پیشرفت فعالیت ها یا کل پروژه رو محاسبه کنن. بعضی از افراد هم در مورد این سیستم و اینکه چیکار می کنه شاید هنوز آشنایی کافی نداشته باشن. به نظر من اگر می خواهید که توی واحد برنامه ریزی و کنترل پروژه به صورت شخصی حرفه ای کار کنید بهتره که با این سیستم یعنی سیستم اندازه گیری پیشرفت یا سیستم محاسبه درصد پیشرفت (معادل انگلیسی اون میشه Progress Measurement System ) آشنایی پیدا کنید و بتونید این فایل رو تهیه کنید که در نهایت بتونید مقدار دقیق پیشرفت پروژتون رو محاسبه کنید. البته برای اینکه بتونید درصد پیشرفت پروژتون رو محاسبه کنید باید اول اوزان فعالیت ها و WBS هاتون رو داشته باشید، برای تهیه این اوزان می تونید از دو روش، وزن ریالی فعالیت ها (Cost Weight Factor :CWf) یا وزن فیزیکی فعالیت ها (Weight Factor : WF) استفاده کنید. برای اینکه بتونیم این فایل رو ایجاد کنیم در چند گام اصلی می خوام این فرآیند رو توضیح بدم.

گام اول: ایجاد ساختار شکست (Work Breakdown Structure : WBS) پروژه بر اساس گستره پروژه (Project Scope)

گام اول در ایجاد فایل PMS شناسایی گستره پروژه هست. یعنی باید بطور دقیق بدونیم که شرکت ما قراره چه کارهایی انجام بده. پس شروع می کنیم به کنکاش و جست و جو در مورد کارهای محول شده به شرکت با توجه به قرارداد. به طور مثال توی پروژه های ساختمانی، سطح اول WBS میشه اسم پروژه ای که داریم انجام میدیم (اسم قرارداد هم می تونه باشه). سطح دوم WBS میشه سرفصل های ما که می تونه خاکبرداری، فونداسیون، اسکلت، سفت کاری، نازک کاری، تاسیسات الکتریکی، تاسیسات مکانیکی و … باشه یا اگر قرارداد ما بر اساس فهرست بها باشه، سرفصل های همون فهرست بها میشه ساختار WBS ما. برای درک بهتر موضوع به تصویر زیر دقت کنید.

پس در وهله اول ساختار صحیح شکست پروژه رو ایجاد کنید. بر اساس استاندارد PMBOk این ساختار باید اقلام تحویل شدنی باشن. به طور مثال اجرای اسکلت ساختمان. یعنی بطور دقیق بتونبم بگیم که این WBS چند درصد پیشرفت داره و چقدر از وزن کل پروژه رو به خودش اختصاص داد و وقتی فعالیت های این WBS تموم شد بتونیم کل اسکلت رو تحویل کارفرما بدیم ( منظور از این تحویل دادن، تحویل موقت یا قطعی نیست، اشتباه نگیرید).

گام دوم: مشخص نمودن درصد وزن WBS ها

برای مشخص نمودن درصد اوزان WBS ها یا فعالیت های یک بسته کاری دو راه وجود داره. اولی اینه که ما هزینه های انجام هر فعالیت رو می دونیم (یا برآوردش رو داریم یا توی فهرست منضم به پیمان داریمش) که در این روش درصد هر یک از فعالیت ها یا WBS ها از روش پایین به بالا محاسبه میشه. یعنی برای تمام بسته های کاری هزینه هر فعالیت رو وارد می کنیم و اوزان ریالی WBS ها خود به خود به دست میاد. راه دوم اینه که ما هزینه های انجام فعالیت ها رو دقیق نمی دونیم و باید با استفاده از تجربه و با استفاده از روش بالا به پایین به هر کدوم از WBS ها درصد اختصاص بدیم و در انتها برای هر یک از فعالیت های بسته های کاری هم درصد اختصاص بدیم تا در نهایت اوزان فیزیکی هم فعالیت ها و هم WBS ها رو به دست بیاریم. برای درک بهتر موضوع به تصویر زیر دقت کنید ( این تصویر نشان دهنده روش دوم هست).

در روش فوق درصد کل پروژه رو ۱۰۰ در نظر می گیریم و هر سطح از WBS رو که پایین میایم به نسبت حجم کار برای هر زیر فعالیت یا زیر گروه درصد وارد می کنیم (باید توجه کنیم که هر زیرگروه به هر تعداد هم که زیر فعالیت داشته باشه، مجموع درصدهاش باید ۱۰۰ درصد بشه). برای مثال کل وزن فیزیکی یک پروژه عمرانی رو ۱۰۰ درصد در نظر می گیریم (یعنی اگر کل پروژه تموم بشه ۱۰۰ درصد کار تموم شده). توی یه سطح پایین تر که زیرفعالیت های پروژه هستن، عملیات خاکبرداری، فونداسیون و اسکلت قرار دارن. به خاکبرداری ۱۰ درصد، به فونداسیون ۲۰ درصد و به اسکلت ۷۰ درصد اختصاص میدیم که مجموع این زیر فعالیت ها میشه ۱۰۰ درصد. حالا اگر هر کدوم از این زیرفعالیت ها خودشو زیر فعالیت دیگه ای هم داشته باشن به همین ترتیب به اون ها هم درصد اختصاص میدیم که مجموع تمام زیرفعالیت ها باید ۱۰۰ درصد بشه.

گام سوم: مشخص نمودن درصد وزن فعالیت های بسته های کاری (Work Package)

به همین ترتیب به تک تک WBS ها درصد اختصاص داده شد تا به بسته کاری یا Work Package برسیم. هر بسته کاری هم مجموع درصدهای فعالیت هاش باید ۱۰۰ درصد بشه. در انتها با این روش فایل PMS وزن فیزیکی هر فعالیت و WBS ها بدست میاد. به شکل زیر دقت کنید.

زیر مجموعه عملیات اجرای فونداسیون (که اینجا میشه بسته کاری یا همون work package) اجرای بتن مگر، اجرای قالب بندی، اجرای آرماتوربندی و اجرای بتن ریزی هست. دقت کنیم که توی برنامه زمانبندی یا ساختاری که تهیه می کنید، تمام فعالیت های اجرایی (Activities) با این سه کلمه شروع بشن اجرا، ساخت یا نصب. این فعالیت ها دقیقا Activity هایی هستن که توی برنامه Primavera یا MS Project می خواهیم داشته باشیم.

مشکلات تهیه فایل سیستم اندازه گیری پیشرفت (PMS)

یکی از بزرگترین مشکلاتی که توی تهیه فایل PMS وجود داره، فرمول نویسی های مربوط به محاسبه اوزان هست. با توجه به تغییراتی که ممکنه توی ساختار شکست پروژه ایجاد کنیم تا به ساختار نهایی مورد نظرمون برسیم محدوده های فرمول نویسی به طور مداوم تغییر می کنن و گاها کنترل این بازه ها و فرمول ها خیلی سخت و زمانبر میشه به طوری که توی پروژه های بزرگ تا یک ماه برای این کار زمان اختصاص داده میشه. برای حل این مشکل یا معضل و سرعت بخشیدن به فرآیند برنامه ریزی و زمانبندی، یک فایل اکسل هوشمند برای تهیه PMS تهیه کردیم ( با استفاده از فرمول نویسی و VBA) که درست کردن فایل PMS رو به راحتی و بدون حتی نوشتن یک خط فرمول انجام میده و اگر شما ساختار شکست پروژتون رو بدونید در عرض کمتر از یک روز PMS شما آماده میشه و هر چقدر هم که تغییرات خواستین می تونین انجام بدین چون بصورت خودکار تمام محاسبات انجام میشه و جای هیچ نگرانی در مورد فرمول نویسی مجدد نیست یا کنترل اون نیست. تصویر زیر، تهیه فایل PMS با استفاده از فایل اکسل هوشمند رو نشون میده.

قسمتی که در کادر قرمز رنگ مشاهده می کنید، اوزان محاسبه شده توسط این فایل هست. برای اینکه این اوزان رو به دست بیارید فقط کافیه تا ساختار تهیه WBS با این فایل رو یاد بگیرید (برای تهیه ساختار با این فایل، این فیلم آموزشی رو ببینید) و بعد فقط کافیه که درصد هر WBS و فعالیت های بسته های کاری رو در ستون Proposal W.F. Disc وارد کنید  و تمام. اوزان فیزیکی یا ریالی شما آماده شد.

برای تهیه این فایل اکسل می تونید از لینک زیر اقدام به خرید اون کنید یا با شماره ۰۹۱۲۶۵۴۴۷۵۵ (مهندس باقر دستیار) تماس بگیرید.

نوشتن دیدگاه